Préparer un audit SMETA 4 piliers au Maroc : les documents à avoir

Quand un acheteur annonce un audit SMETA, la première question n'est pas « sommes-nous conformes ? » mais « que doit-on sortir, et combien de temps faut-il pour le retrouver ? ». Sur une exploitation avec plusieurs dizaines d'ouvriers, la réponse dépend moins des pratiques que de la tenue des registres.

Cet article liste les documents attendus pour chacun des quatre piliers. Pour comprendre ce qu'est l'audit lui-même, voir notre présentation de SMETA.

Pilier travail : le plus gros volume de documents

• la liste de tous les ouvriers, permanents et saisonniers, avec leur date d'embauche
• un contrat ou une preuve d'engagement pour chacun
• les heures réellement travaillées, jour par jour
• les bulletins ou preuves de paiement, et les déclarations sociales
• les congés pris et les jours de repos
• une pièce d'âge pour chaque travailleur, puisque l'auditeur vérifie l'absence de travail des mineurs

Le point que l'auditeur recoupe en premier est l'écart entre les heures pointées et les heures payées. Quand les heures sont reconstituées à la fin du mois, l'écart apparaît presque toujours. Un pointage tenu au jour le jour règle l'essentiel du problème.

Pilier santé et sécurité

• les équipements de protection remis à chaque ouvrier, avec la date de remise
• les formations suivies (produits phytosanitaires, secours, incendie) et leurs dates
• le matériel de premiers secours et les exercices d'évacuation
• le registre des accidents et les mesures prises après chacun

Pilier environnement

L'auditeur regarde la gestion de l'eau, des déchets et des produits dangereux. Préparez les autorisations de prélèvement d'eau, la preuve d'élimination des emballages de produits phytosanitaires, et un stockage de ces produits qui se verrouille et reste séparé des denrées.

Pilier éthique des affaires

Ce pilier se prouve surtout par des politiques écrites : un engagement contre la corruption, un moyen pour un ouvrier de déposer une plainte sans crainte, et la liste des sous-traitants ou agences de recrutement utilisés. Un document affiché au mur sans trace de diffusion convainc peu.

Ce qui fait perdre le plus de temps le jour de l'audit

Les documents existent presque toujours, mais ils sont répartis : les contrats au bureau, les heures sur un cahier de chef d'équipe, les formations dans un classeur à part. L'auditeur demande trois ouvriers au hasard et suit leur dossier de bout en bout. Si le dossier tient en un seul endroit, l'échange dure quelques minutes. Sinon il dure des heures, et chaque pièce manquante devient une non-conformité.

Dans Amtol, la fiche de chaque employé réunit ses contrats, ses formations, ses congés, ses équipements de sécurité et ses heures pointées. Le suivi des échéances de chaque norme se trouve dans le module Certifications. Pour l'organisation d'une grande équipe, voir aussi notre article sur la gestion de la main-d'œuvre agricole.

Questions fréquentes